Die Anforderungen an eine gute Hausverwaltungssoftware

Die Anforderungen an eine gute Hausverwaltungssoftware
Angesichts der zunehmend komplexer werdenden Anforderungen, kann es sich heutzutage keine moderne Hausverwaltung mehr leisten, auf eine bei der Arbeit unterstützende Software zu verzichten. Eine gute Software ist von zentraler Bedeutung für eine einfache und reibungslose Verwaltung der Objekte und sollte dem Sachbearbeiter als verlässlicher Partner und Assistent zur Seite stehen.

Was muss eine gute Hausverwaltungssoftware können?
Voraussetzung für ein effektives Arbeiten ist eine übersichtliche Verwaltung der Stammdaten. Hierzu gehören neben den Daten der Mieter auch weitere Gruppen, wie bspw. die Eigentümer der Objekte, Lieferanten oder Handwerksunternehmen. Auch die Objektdaten, wie bspw. Wohneinheiten oder Kostenverteilungen, müssen in einer Software hinterlegbar und flexibel bearbeitbar sein.
Selbstverständlich sollte die Software entsprechende Verwaltungsfunktionen auch für WEGs (Wohnungseigentümergemeinschaften) aufweisen.

Von großer Wichtigkeit bei der täglichen Arbeit ist zudem eine effektive und übersichtlich gestaltete Buchhaltung. Diese sollte auch über ein 3stufiges Mahnwesen verfügen, das den Sachbearbeiter bei der Steuerung von Mahnprozessen unterstützt. Eine gute Verwaltungssoftware muss dem Sachbearbeiter zudem ein verlässlicher Partner bei der Abwicklung des Zahlungsverkehrs sein.

Darüber hinaus muss eine gute Software dazu in der Lage sein, die für den Sachbearbeiter unerlässlichen Abrechnungsarten auszuführen (Nebenostenabrechnungen, Eigentümerabrechnungen, Heizkostenabrechnungen, Mieterabrechnungen …) und die Ergebnisse übersichtlich zu präsentieren.

Statistikfunktionen für bessere Dokumentation
Um den Sachbearbeiter die Dokumentation seiner Tätigkeit betriebsintern und vor allen Dingen auch gegenüber dem Eigentümer zu vereinfachen, sollte eine Hausverwaltungssoftware über eine hohe Anzahl an Statistikfunktionen verfügen. Zudem sollte es möglich sein, die Statistiken in graphisch anspruchsvoller Art und Weise aufzubereiten. Dabei ist es von Vorteil, wenn die Statistiken sowohl für einzelne Objekte als auch für die vom Sachbearbeiter beliebig zusammengestellte Gruppen von Objekten erstellbar sind. Bei den Statistiken kann es sich bspw. um die Entwicklung von Leerständen, die Zusammensetzung von Mieterstrukturen oder die Entwicklung von Nebenkosten handeln.

Serviceleistungen des Herausgebers
Der Herausgeber einer Immobiliensoftware (wie z. B. die Immobiliensparte von Lexware) sollte dazu in der Lage sein, diese durch regelmäßige Updates zu aktualisieren. Kommt es bspw. zu Änderungen im Bereich der Rechtsprechung, so muss er diese möglichst schnell über ein Update in das Programm einarbeiten können. Zudem sollte er generell als zuverlässiger Ansprechpartner bei Softwareproblemen zur Verfügung stehen.